時間管理還要配合生理狀態?來聽聽醫生怎麼說!

更新日期 2021-04-23

小林醫師這本書淺顯易懂,從醫學角度出發,不斷強調「放慢腳步」,才能活絡副交感神經。我一邊閱讀,腦中一邊浮現一位白髮老先生,苦口婆心勸告大家的模樣。一時好奇想知道我的猜想是否正確。一查,哎唷,小林醫師才60歲,在醫生界應該算是小夥子吧?頭髮還很黑,雙眼炯炯有神,想必是親自實證了這套自律神經系統的觀念。

簡單來說,小林醫師的論點就是:如果能養成放慢腳步的生活習慣,就能讓副交感神經活性上升,而獲得真正的健康。

戰鬥力超強的黃金時段

小林醫師從醫學的角度告訴我們,當交感神經活絡時,會導致心跳加速、血管收縮,在血流不順暢的狀況下,葡萄糖無法輸送到腦部,所以不適合思考;但副交感神經活絡時,像是飯後或睡前,也不適合思考。那麼到底有沒有適合思考的黃金時間呢?小林醫師說:有!早上就是戰鬥力超強的黃金時段!

副交感神經會從早晨開始,到中午之後慢慢減弱。在中午之前,副交感神經都還在活絡的狀態,所以血流順暢、葡萄糖可以充分被送到腦部,而交感神經則是從早晨開始慢慢增強、漸漸活絡起來了。

小林醫師建議一定要把握這段「戰鬥時間」做最需要用腦的工作。像是準備企劃案、找問題點並提出解決方案、分析情報並研究戰略。

像我們就是在一早開站立會議,相關人員圍成一圈各自說明昨天業績,與今天各自針對雙週目標要做的事。回到座位之後,就適合研究為何在FB看到廣告的人能被引流到官網,也願意把商品放進購物車,但結帳比例卻很低,類似這樣的原因分析。這些活動就很適合在上午的時段思考,並且做實際測試。

事先計畫的三段時間切割法

人的注意力只能持續一個半小時,所以在這個黃金戰鬥期的上午時段,最好再把時間切割成兩到三段。而且必須在前一天就想好這三段時間要做哪些事,因為連猶豫到底要做哪些事,都可能會降低副交感神經的活性。他習慣將上午分成三段:

  • 09:00 ~ 10:00
  • 10:00 ~ 11:00
  • 11:00 ~ 12:00

工作空檔,提升副交感神經活性的訓練

上面提到這三段黃金時間,一定要在每段時間結束之後,休息一下,做些能讓副交感神經活性提升的訓練。

  • 1:2 呼吸法
  • 緩慢的走一層樓梯
  • 到外面看看天空、吹吹風,同時做 1:2 呼吸。

* 用有意識的「1:2 呼吸法」,輕鬆喚醒副交感神經

方法很簡單:五秒吸氣,十秒吐氣。用吸氣時間的兩倍慢慢吐氣,大約持續兩、三分鐘即可。這樣的呼吸法可以調節自律神經的平衡,提升副交感神經的活性,血流順暢度也會上升,心情和身體都會比較安定。

如果能在擔心的時候、緊張的時候、生氣的時候、長時間工作導致注意力低落時,刻意練習 1:2 呼吸法就能安定身心。

如果想進一步了解呼吸的方法,可以參考楊定一先生這篇 呼吸的自癒力 文章中有呼吸練習的導引

下午:安排會談的行程

小林醫師說和人見面談話時,交感神經會適度活絡,所以如果把會議時間安排在下午,每個會議約ㄧ到兩小時,是非常好的時間利用方式。我猜小林醫師說的會議應該是指 3-8 人的小型會議,在這種會議中,每個人的角色都很重要,需要適度發言,提供意見與討論。如果是中大型會議,聽簡報或大多是某個人在說的那種,個人感覺下午時段是蠻助眠的。

如果是內部訓練課程安排在下午,通常我會多準備一些討論互動、有獎徵答的環節,不然看到同事們奮力張大眼睛,在催眠聲中與專心聽講的意志間掙扎,讓人於心不忍啊!

傍晚:不要打擾它,讓自己慢慢冷卻

過了中午之後低下的副交感神經,到了傍晚又轉趨活絡了,小林醫師用了很有趣的形容,來交代我們要如何應對。他說:不要打擾到它,讓自己慢慢進入冷卻狀態。腦中忽然浮現圖像,好像副交感神經變成可愛的小貓咪探出頭來,我們要輕輕動作,不要嚇到它了。

醫師請我們養成一個習慣:在結束工作離開辦公室前,只打掃桌子周邊一個角落,完成後,就帶著平靜的心情回家。做這件事的目的不是為了整理,而是調節自律神經。因為年紀漸長,副交感神經活性在傍晚已經不像年輕時那麼容易提升,後果就是到了夜晚,疲勞不易消除,隔天就又緊接著到來,難怪覺得睡了覺還是很累。

如果回家前能花10-15分鐘整理一個地方,今天整理第一個抽屜,明天整理第二個抽屜,後天整理筆筒,只要整理一個地方就好,如果超過30分鐘,那就太長了,別忘了,整理的目的只是為了平衡自律神經。

睡前時間的利用方式

睡眠決定了自律神經的平衡,也會左右第二天的效率。睡不好的其中一個原因是「不安」,有在意的事,不管是想到已經發生的,或者是即將發生的,就容易翻來翻去睡不著。

小林醫師建議大家「寫日記」,睡前30分鐘,稍微做個記錄就好。

  • 把煩惱變有形:今天一整天,有什麼不順利的事呢?例如,又因為太急躁而情緒激動的跟小孩溝通啦,因為系統出問題導致會員綁定流程不順暢啦,其實沒生氣但說話太衝,導致會議氣氛尷尬啦…只要寫下問題,把解決方法留到明天的戰鬥時間再思考。只要把煩惱變成「有形」,自然拉開煩心事和我們的距離,心情也就暫時平靜了。
  • 切換正面情緒:今天有哪些順利進行的事、讓我感動的事?例如:行銷測試有成效,加入購物車的人次變多了;小孩說專業科目四人小組裡,被老師派任為大師兄。回想今天,讓一天在「好的事情」中結束。

小林醫師的時間安排和我不同,晚上通常我都倒頭就睡了,來不及寫日記。通常我會在比較有空的上班日前,或者週末早晨,吃完早餐,邊喝咖啡邊記錄、反省或自我表揚😊。

一週間的時間利用法

小林醫師請我們回想,初入職場時,工作的忙碌與其說是工作很多,不如說是因為自己能力還不足。在那時期,就是先努力工作,提升能力,用過剩的體力來彌補能力不足。但是到了四五十歲,卻感受到工作增加、體力降低的落差,偏偏這時候小孩來到升學關鍵期,自己的父母的健康也漸漸需要人照顧。

這時候如果還比照年輕時應付忙碌的方法,把行程排得滿滿的,就掉進時間管理的陷阱了。小林醫師提醒我們,四五十歲時擁有的能力絕對優於年輕時,但要注意的是,這些能力無法「長時間、大量」的發揮。所以如果過度做事,反而會降低效率。

「空白日」刻意留白的時間

醫師建議的方法就是:一個星期留白一天。他自己的方法是:每週四,一整天都不安排行程。不是假日喔,是在平日找一天安排。如果現實上很難做到,就空出半天;如果連半天都不行,試試看給自己兩小時的空白,「星期四下午三點到五點絕不安排如何事情」。

在空白時間裡,可以綜觀整週的工作內容,也可以慢慢思考未來的方向、做法、優先順序等。如果還有剩餘時間,就整理書桌、或把書架上的書排整齊,讓副交感神經活化。

我的工作導師之前也教過我這招。記得有段時間事情很多,每天都在救火,他勸我要留空白時間讓自己思考,而不是一味的應付接踵而來的工作,光處理工作四象限中「緊急但不重要」的事務,被事情牽著走,只會陷入惡性循環,在無止境的迴圈中打轉。

配合身體狀態的時間管理表長什麼樣子?

上一篇讀過小林醫師和大前研一的 假日計畫,這版加入小林醫師的週間時間管理,這可是醫師認證,配合生理時鐘的時間管理方法啊!

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